Geschreven door Andrew Low,

De voordelen van een krachtige Unified Communications-strategie

Wat kunnen bedrijven doen om te zorgen dat werknemers contact houden met hun collega's en efficiënt samenwerken met teams over de hele wereld? 

Een krachtige UC-strategie is essentieel om werknemers productief en op vanzelfsprekende wijze met collega's over de hele wereld te laten samenwerken. Een goed ontworpen en goed geïmplementeerd conferentiesysteem stelt teams in staat om snel en effectief samen te werken en belangrijke zakelijke beslissingen te nemen, zelfs wanneer teamleden zich niet in dezelfde ruimte, in hetzelfde land of op hetzelfde continent bevinden. Op die manier kunnen zij vanuit elke locatie hun ideeën op comfortabele en effectieve wijze kenbaar maken, bespreken en verder ontwikkelen.

Belang van auvi

Bij het plannen van uw unified communications-strategie is het belangrijk om te beseffen dat het niet alleen om de beeldverbinding draait, maar dat het geluid minstens even belangrijk is. Weliswaar ziet u via het beeld de lichaamstaal en dat helpt om een goede verstandhouding op te bouwen, maar als uw collega's u niet kunnen horen of als u steeds moet vragen of ze iets willen herhalen omdat u hen niet heeft verstaan, dan is dat voor alle deelnemers bijzonder vermoeiend en frustrerend en is het overleg lang niet meer zo productief als het zou kunnen zijn. 

Uit navraag blijkt bovendien, dat een slechte geluidskwaliteit het vaakst wordt genoemd als grootste klacht onder de gebruikers van AV-conferentiesystemen. En dan gaat het niet alleen om slechte en verbroken verbindingen door gebruik van verouderde apparatuur, ook het oppikken van achtergrondgeluid leidt vaak tot verwarring in de communicatie. Hetzelfde geldt wanneer mensen door elkaar gaan praten wanneer ze elkaar niet goed kunnen horen of zien, en wanneer de stemmen van zachte sprekers of van mensen die iets verder van de microfoon zitten niet helder worden geregistreerd.

Door te investeren in een systeem dat een helder, consistent en goed verstaanbaar geluid levert, blijft uw interne communicatie onder alle omstandigheden op peil en zijn uw medewerkers op afstand even productief als wanneer ze fysiek aanwezig zouden zijn. Daarnaast maakt uw organisatie met zo'n systeem een veel professionelere indruk tijdens overleg met externe partijen dan bij gebruik van smartphone-apps voor videobellen.

Voor een optimale geluidskwaliteit is het bovendien van groot belang om een systeemconfiguratie te kiezen die past bij de ruimte, en om de microfoons en luidsprekers correct te installeren. Een goed en effectief AV-conferentiesysteem geeft deelnemers het gevoel alsof ze zich met de andere deelnemers in één en dezelfde ruimte bevinden, ongeacht waar ter wereld ze werkelijk zijn.

Gemakkelijk in gebruik

Onderschat tevens niet de invloed die acceptatie door de gebruiker heeft op het succes van een systeem; het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn en mensen moeten op het systeem kunnen vertrouwen. Zo hebben veel mensen er een hekel aan om zichzelf in beeld te zien, en vinden ze het niet prettig om met luide stem tegen één centrale microfoon te praten – hoe intuïtiever en natuurlijker de gebruikservaring aanvoelt dankzij onopvallende microfoons en met verschillende beeldopties, hoe meer het systeem wordt gebruikt en hoe sneller de investering is terugverdiend.

Wanneer het systeem betrouwbaar werkt, makkelijk te bedienen is en tijd bespaart, dan zullen werknemers het ook graag willen gebruiken. Wie heeft niet ooit meegemaakt dat bij aanvang van een videovergadering de verbinding maar niet tot stand wilde komen? Bij een intern overleg leidt dat al tot frustraties en tijdverspilling; om maar te zwijgen van de indruk die zoiets op klanten maakt. In tijden van crisis en in stressvolle situaties moeten werknemers kunnen vertrouwen op de apparatuur die ze gebruiken – wanneer ze geen contact kunnen krijgen met collega's of informatie missen, raken ze geïsoleerd en zijn ze niet langer in staat om hun werk nog goed te doen. En met een goed werkend systeem kunt u bijvoorbeeld ook flexwerken mogelijk maken en rekening houden met de persoonlijke omstandigheden van uw werknemers. Dat verhoogt het gevoel van waardering en de loyaliteit van het personeel aan uw organisatie. Met een lager verloop tot gevolg, en dat is dus ook zakelijk gezien een goede zet.

Smartphone-apps voor videobellen en berichtenverkeer zullen in de zakelijke omgeving wel nooit helemaal verdwijnen, maar een krachtige, alomvattende unified communications-strategie biedt elke organisatie een aantal duidelijke voordelen, namelijk; behoud van optimale productiviteit en communicatie, een lager verloop onder werknemers, de mogelijkheid om flexibel en wendbaar te opereren in nieuwe omgevingen en om makkelijker in te spelen op externe ontwikkelingen. Werkers op afstand krijgen toegang tot dezelfde functionaliteiten als hun collega's op kantoor, zonder te hoeven reizen en, belangrijker nog, de continuïteit blijft gegarandeerd wanneer er zich onverwachte ontwikkelingen voordoen die een ernstiger karakter hebben.

Over de auteur

Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op blog.shure.com

Andrew Laag

Systems Marketing Manager

Shure UK

Andrew is Systems Marketing Manager voor Groot-Brittannië. Wanneer hij zich niet bezighoudt met vaste geluidsinstallaties, speelt hij gitaar in een van de kelders van de Londense pubs. Doorgaans vrij slecht. Andrew is een Amerikaan die nu al weer tien jaar in Londen woont, nadat hij in New York afstudeerde aan de School of Audio Engineering. Hij heeft nog steeds moeite om het lokale "taaltje" te begrijpen.

Vergelijkbare content

Oplossingen vinden